Что такое трудовая книжка простыми словами и зачем она нужна

Рабо­чая тет­радь сопро­вож­да­ет чело­ве­ка на про­тя­же­нии всей его жиз­ни. Он отра­жа­ет запи­си о вашем при­е­ме на рабо­ту, уволь­не­нии, награ­дах и про­дви­же­нии по служ­бе. При дости­же­нии работ­ни­ком пен­си­он­но­го воз­рас­та он исполь­зу­ет его при оформ­ле­нии пен­сии как доку­мент, удо­сто­ве­ря­ю­щий накоп­лен­ный за всю жизнь тру­до­вой стаж. Что такое рабо­чая тет­радь и како­вы осо­бен­но­сти ее исполь­зо­ва­ния, более подроб­но опи­са­но в статье.

1. Для чего необходима трудовая книжка

На про­тя­же­нии всей жиз­ни чело­ве­ка его сопро­вож­да­ет тру­до­вая книж­ка (ТЗ) с запи­ся­ми обо всех местах, где он рабо­тал. Когда парень или девуш­ка впер­вые устра­и­ва­ет­ся на рабо­ту, на них дол­жен быть оформ­лен этот доку­мент. Каж­дый раз, когда вы полу­ча­е­те или уволь­ня­е­тесь с рабо­ты, здесь дела­ет­ся запись с ука­за­ни­ем даты и назва­ния организации.

Когда чело­век дости­га­ет пен­си­он­но­го воз­рас­та, с помо­щью тру­до­вой книж­ки он может под­твер­дить свой стаж. В ряде слу­ча­ев име­ет зна­че­ние нали­чие кон­крет­но­го опы­та. Напри­мер, при при­е­ме на рабо­ту усло­ви­ем может быть нали­чие пяти­лет­не­го про­фес­си­о­наль­но­го опы­та. Это мож­но под­твер­дить нали­чи­ем соот­вет­ству­ю­щих запи­сей в тру­до­вой книжке.

Еще одной важ­ной при­чи­ной исполь­зо­ва­ния это­го доку­мен­та может быть необ­хо­ди­мость полу­чить пред­став­ле­ние о про­фес­си­о­наль­ных и чело­ве­че­ских каче­ствах кан­ди­да­та на рабо­ту. Осно­ва­ни­ем для это­го могут быть преды­ду­щие места рабо­ты, нака­за­ния или поощ­ре­ния, све­де­ния о повы­ше­нии ква­ли­фи­ка­ции работника.

2. Правила оформления трудовой книжики

При устрой­стве на рабо­ту впер­вые моло­дежь долж­на предо­ста­вить тру­до­вую книж­ку не позд­нее 7 дней со дня тру­до­устрой­ства. Те, у кого уже есть этот доку­мент, долж­ны сдать его при поступ­ле­нии. Запись о новом месте рабо­ты долж­на быть сде­ла­на в тече­ние пяти дней.

Рабо­чая тет­радь состо­ит из трех частей:

1. Основ­ная инфор­ма­ция о сотруд­ни­ке (пер­вое расширение);
2. На сле­ду­ю­щих стра­ни­цах фик­си­ру­ют­ся раз­лич­ные фак­ты тру­до­вой жиз­ни: при­ем на рабо­ту, пере­вод, уволь­не­ние, поощ­ре­ния и др;
3. Награ­ды и поощ­ре­ния, полу­чен­ные сотрудником;

Суще­ству­ют пра­ви­ла, соглас­но кото­рым необ­хо­ди­мо вво­дить дан­ные. Если будет уста­нов­ле­но, что они нару­ше­ны, соот­вет­ству­ю­щие запи­си могут быть при­зна­ны недействительными.

1. Запи­си дела­ют­ся на рус­ском языке.
2. Досту­пен в чер­ном, синем или фио­ле­то­вом цвете
3. Запре­ще­но делать сокра­ще­ния в над­пи­сях. Напри­мер, сло­во «при­каз» не сле­ду­ет сокра­щать до «пр.».
4. Даты все­гда дают­ся в одном и том же фор­ма­те: две циф­ры для дня, еще две для меся­ца и затем четы­ре циф­ры для года.
5. Все запи­си о тру­до­вой дея­тель­но­сти сотруд­ни­ка име­ют свои номе­ра. В этом слу­чае исполь­зу­ет­ся сплош­ная нумерация.

3. Трудовая книжка и совместительство

Рабо­та упо­ми­на­ет­ся в этом доку­мен­те толь­ко в том слу­чае, если речь идет об основ­ном месте рабо­ты. Если речь идет о сов­ме­сти­тель­стве, то дан­ные не вносятся.

Чело­век может рабо­тать на одной основ­ной рабо­те и на несколь­ких рабо­тах по сов­ме­сти­тель­ству. Зако­но­да­тель­ство не запре­ща­ет рабо­тать по сов­ме­сти­тель­ству и не иметь основ­ной работы.

Ино­гда работ­ник по соб­ствен­но­му жела­нию пишет заяв­ле­ние о том, что хочет отоб­ра­зить в тру­до­вой книж­ке све­де­ния о сов­ме­сти­тель­стве. В таком слу­чае это сле­ду­ет сде­лать. При­чи­ной это­го, напри­мер, может быть жела­ние зафик­си­ро­вать нали­чие про­фес­си­о­наль­но­го опы­та, важ­но­го для буду­щих пла­нов работника.

4. Как предприятие работает с трудовыми книжками

Когда чело­век устра­и­ва­ет­ся на рабо­ту, ком­па­ния обя­за­на обес­пе­чить сохран­ность это­го доку­мен­та. При рабо­те необходимо:

1. Кни­га уче­та дви­же­ния тор­го­во­го цен­тра. Анно­ти­ро­ва­ние: выда­ча, полу­че­ние и дру­гие опе­ра­ции с книгами.
2. При­ход­но-рас­ход­ная кни­га, целью кото­рой явля­ет­ся учет при­об­ре­те­ния и рас­хо­да книж­ных блан­ков и вкла­ды­шей к ним.

Тру­до­вая книж­ка не долж­на запол­нять­ся ее вла­дель­ца­ми. Это дол­жен сде­лать сотруд­ник отде­ла кадров.

Ори­ги­нал может быть выдан в двух случаях:

1. Когда сотруд­ник уходит
2. При необ­хо­ди­мо­сти подать заяв­ле­ние на полу­че­ние пенсии.

В иных ситу­а­ци­ях доку­мент работ­ни­ку не выда­ет­ся. Тем не менее, вы име­е­те пра­во запро­сить копию в любое вре­мя, и вы долж­ны предо­ста­вить ее.

5. Трудовая книжка и пенсия

Неко­то­рые сотруд­ни­ки, нако­пив­шие нема­лый опыт, дела­ют нота­ри­аль­но заве­рен­ную копию доку­мен­та. Если они рабо­та­ют на малое пред­при­я­тие или на ИП, рабо­то­да­тель не все­гда может обес­пе­чить надеж­ные усло­вия хра­не­ния документов.

При наступ­ле­нии пен­си­он­но­го воз­рас­та рас­смат­ри­ва­е­мый доку­мент необ­хо­дим для под­твер­жде­ния нали­чия доста­точ­но­го тру­до­во­го ста­жа для полу­че­ния пен­сии. Суще­ству­ет два типа рабо­чих тетрадей:

1. Доку­мент совет­ско­го образ­ца, суще­ству­ю­щий с 1973 года.
2. Новая фор­ма, всту­пив­шая в силу в 2003 году.

Оба вари­ан­та при­ме­ня­ют­ся и име­ют оди­на­ко­вую юри­ди­че­скую силу.

Если запи­си были сде­ла­ны с нару­ше­ни­ем суще­ству­ю­щих пра­вил, они могут не учи­ты­вать­ся при начис­ле­нии пен­сии. Ино­гда доку­мент может быть уте­рян. В этом слу­чае есть два спо­со­ба испра­вить ситуацию:

1. Вос­ста­но­ви­те тру­до­вую книж­ку, обра­тив­шись в ком­па­нии, где сотруд­ник ранее рабо­тал. Это не все­гда воз­мож­но, пото­му что неко­то­рые из них могут быть закры­ты или не сохра­ни­ли необ­хо­ди­мые документы.
2. Опыт может быть под­твер­жден на осно­ва­нии дру­гих доку­мен­тов. Для это­го мож­но исполь­зо­вать при­ка­зы, тру­до­вые дого­во­ры. Для это­го мож­но обра­тить­ся в суд и дока­зать, напри­мер, с помо­щью пока­за­ний сви­де­те­лей, со ссыл­кой на пла­теж­ные кви­тан­ции или дру­гие документы.

Не раз­ре­ша­ет­ся поль­зо­вать­ся дву­мя кни­га­ми одновременно.

6. Выполнение исправлений

Ино­гда сотруд­ник отде­ла кад­ров может оши­бать­ся. Для таких слу­ча­ев преду­смот­ре­на спе­ци­аль­ная про­це­ду­ра исправ­ле­ния. Не допус­ка­ет­ся зачер­ки­ва­ние ранее напи­сан­но­го. Для отме­ны оши­боч­ной реги­стра­ции ста­вит­ся новая, в кото­рой пишет­ся, что запись с этим номе­ром оши­боч­на и недействительна.

Сра­зу после это­го они дела­ют запись, кото­рая сде­ла­на пра­виль­но. Если ошиб­ка свя­за­на с тем, что при­шли новые доку­мен­ты, то в чет­вер­том столб­це ука­зы­ва­ет­ся номер и дата.

7. Бланк документа

В насто­я­щее вре­мя суще­ству­ет два типа рабо­чих тет­ра­дей: в ней ука­за­ны 1979 и 2003 годы. Их пра­ви­ла одинаковы.

Раз­мер ста­рых книг 10х14 см, новых 8,8х12,5 см. Доку­мен­ты могут отли­чать­ся по цве­ту. Они могут быть серы­ми, тем­но-сини­ми или темно-зелеными.

Есть защи­та от под­дел­ки. В древ­них образ­цах для это­го исполь­зу­ет­ся змее­вид­ный знак, кото­рый виден сквозь свет. На новых блан­ках для это­го исполь­зу­ют­ся водя­ные зна­ки в виде букв «Т» и «К».

После исчер­па­ния все­го места в доку­мен­те исполь­зу­ет­ся вкла­дыш, в кото­рый про­дол­жа­ют вно­сить запи­си в уста­нов­лен­ном порядке.

8. Начало трудовой карьеры

Рас­смат­ри­ва­е­мый доку­мент чело­век полу­ча­ет при устрой­стве на рабо­ту в пер­вый раз. В боль­шин­стве слу­ча­ев вам уже испол­ни­лось 18 лет. Одна­ко в соот­вет­ствии с зако­но­да­тель­ством тру­до­вая дея­тель­ность может начать­ся раньше.

В воз­расте 14 лет обя­за­тель­ны­ми усло­ви­я­ми для тру­до­устрой­ства являются:

1. Пись­мен­ное согла­сие хотя бы одно­го из родителей.
2. Рабо­та не долж­на мешать обучению.

С 15 лет мож­но устро­ить­ся на рабо­ту без согла­сия роди­те­лей. Одна­ко важ­но, что­бы рабо­та отно­си­лась к раз­ря­ду легких.

Начи­ная с 16 лет граж­да­нин име­ет пра­во заклю­чать тру­до­вой дого­вор по сво­е­му усмотрению.

Ино­гда гон­ка может начать­ся намно­го поз­же. Часто такая ситу­а­ция воз­ни­ка­ет с выпуск­ни­ка­ми учеб­ных заведений.

При оформ­ле­нии в пер­вый раз необ­хо­ди­мо предъ­явить пас­порт и доку­мент о полу­чен­ном обра­зо­ва­нии. Новую кни­гу мож­но изда­вать не толь­ко в нача­ле карье­ры, но и после про­иг­ры­ша. Реги­стра­ция осу­ществ­ля­ет­ся в соот­вет­ствии с тре­бо­ва­ни­я­ми зако­но­да­тель­ства, а не по жела­нию работ­ни­ка. Поэто­му нет необ­хо­ди­мо­сти писать заяв­ле­ние для этой цели.

9. Электронные трудовые книжки

Хотя бумаж­ный доку­мент более рас­про­стра­нен, в насто­я­щее вре­мя вво­дит­ся исполь­зо­ва­ние элек­трон­ных рабо­чих тет­ра­дей. В насто­я­щее вре­мя дан­ные о тру­до­устрой­стве сотруд­ни­ков пере­да­ют­ся в Пен­си­он­ный фонд и хра­нят­ся в базе дан­ных. С нача­ла 2020 года рабо­то­да­те­ли обя­за­ны предо­став­лять акту­аль­ную инфор­ма­цию при отчет­но­сти в ПФ.

Для исполь­зо­ва­ния элек­трон­ной тру­до­вой книж­ки (ЭТК) новый сотруд­ник может предо­ста­вить выпис­ку из базы дан­ных или доку­мент с ЭЦП. Запро­сить их мож­но на пор­та­ле Госус­луг или на сай­те Пен­си­он­но­го фонда.

Если работ­ник хочет сохра­нить бумаж­ный доку­мент парал­лель­но с элек­трон­ной вер­си­ей в 2020 году, он может напи­сать рабо­то­да­те­лю соот­вет­ству­ю­щий запрос. С 2021 года ETC будет исполь­зо­вать­ся повсеместно.

Исполь­зо­ва­ние ETC име­ет сле­ду­ю­щие преимущества:

1. Запол­не­ние про­из­во­дит­ся на осно­ва­нии отче­тов, пред­став­ля­е­мых в Пен­си­он­ный фонд. Поэто­му сни­жа­ет­ся веро­ят­ность оши­бок при заполнении.
2. Нет рис­ка поте­ри дан­ных, хра­ня­щих­ся в защи­щен­ных элек­трон­ных базах данных.
3. Ком­па­ния эко­но­мит день­ги и силы за счет того, что нет необ­хо­ди­мо­сти обес­пе­чи­вать веде­ние тру­до­вых книжек.
4. ETK мож­но исполь­зо­вать при пода­че заяв­ле­ния на уда­лен­ную работу.
5. Дан­ные для оформ­ле­ния пен­сии не могут быть уте­ря­ны. Они взя­ты из элек­трон­ной базы данных.
6. Сотруд­ник может лег­ко про­ве­рить досто­вер­ность име­ю­щих­ся в систе­ме дан­ных о нем.

После уволь­не­ния ком­па­ния предо­ста­вит работ­ни­ку выпис­ку из ЭТК в бумаж­ном или элек­трон­ном виде.

Вывод

Тру­до­вая книж­ка – это доку­мент, отра­жа­ю­щий тру­до­вой стаж работ­ни­ка на про­тя­же­нии всей его жиз­ни. Важ­но про­ве­рить пра­виль­ность вне­се­ния запи­сей. Для это­го нуж­но знать тре­бо­ва­ния к веде­нию это­го доку­мен­та по закону.